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茅伯科: 坚持质量第一 编好资料长编  

2018-01-22 15:23:13|  分类: 方志论坛 |  标签: |举报 |字号 订阅

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坚持质量第一    编好资料长编
  2017-02-27 茅伯科方志上海

       资料长编是在资料基础上向志稿转变的过渡,是承上启下的关键。它既是对资料收集工作的检验,也是志稿编写的一种“演练”。《上海市志·交通运输分志·港口卷》(以下简称《港口卷》)是交通运输分志的组成部分,是反映上海国际航运中心建设成就的重要载体。《港口卷》的资料收集工作于2010年7月正式启动。2011年10月,进入编辑资料长编阶段;截止至2012年底,完成约80%,预计2013年上半年可以完成资料长编编辑工作。从我们正式启动资料收集工作,至2013年7月正好3年,其中编辑资料长编耗时一年多年。
       为什么编辑《港口卷》资料长编要花费这么多时间?这主要取决于三个方面的原因:
       其一,由于行业体制、机构变化很大,档案分散和散失情况严重;企业市场化后,生生灭灭,数量众多,大小不一,许多单位没有编年鉴,小企业的资料收集相当困难;即使是一些骨干企业,在精简人员后,档案管理质量实际上有所下降。因此,我们在实践中发现原先的资料收集计划无法在规定时间内完成,不少资料还要在编辑资料长编阶段继续补充收集和考订完善。这使得资料长编编辑阶段的任务更加艰巨,耗时比较长。
       其二,由于改革开放以来行业的业态和业务门类发生了重大变化,出现了许多新业务、新领域、新情况,我们编纂人员对此需要在收集资料的基础上,进行进一步的梳理和认识。这个过程也需要一些时间。
       其三,是我们对资料长编有一个明确的目标,就是坚持质量第一,不是为编而编,走过场,尽可能地使资料长编靠近初稿,为初稿编写打下良好的基础。

       我们的认识是:资料收集阶段解决的是资料有没有,丰富不丰富,横向分类中有没有缺失;资料长编编辑阶段解决的是入编资料对不对,重要内容缺不缺,纵向记述中有没有断线。修志好比造楼房,资料卡片是原材料,编辑资料长编可以是“打个地基”,其余的任务可以放在编写志稿时完成;编辑资料长编也可以是“搭个框架”,基本解决篇目修改和资料归类;当然,编辑资料长编还可以是“建成毛坯房”,编写志稿时只要按志书编纂要求,做好“装修工作”即可。我们对《港口卷》资料长编的定位就是“毛坯房”,尽可能靠近初稿,并在编辑资料长编阶段解决好入编资料对不对,重要内容缺不缺,纵向记述中有没有断线等问题。
        我们在编辑资料长编过程中的主要做法是:
        一、紧紧抓住资料长编的核心内容,精选高质量的资料
        编好资料长编的关键是在精选资料上下工夫。一是细化篇目。编辑资料长编尽量编到目或子目(到不能再分为止),并在编辑资料长编阶段完成篇目的调整修改。我们觉得,如果等到编写书稿时还在调整修改篇目,那说明对行业(事业)的认识、对资料的梳理和归类、对资料的完整性的把握等问题都没有处理好,也就是资料长编没有编好,势必事倍功半。二是抓住“四点”。“四点”即起点、转折点、关键节点、终点,抓住“四点”就能清晰地反映记述主体的发展轨迹和兴衰起伏的全过程。我们将此作为衡量资料长编中节、目(或子目)内容是否基本完整的一个标准。三是抓住基本形态。勾勒行业和事物的基本形态。在编辑资料长编中突出各个发展阶段的规模、结构、组织形态等资料,不让每一个章节变成流水账和大事记。四是抓住“四类重要资料”。综合资料、典型资料、对比资料、背景资料。一般来说,在资料收集过程中,各参编单位提供的资料往往局限在本单位、本部门,缺少行业(事业)综合资料和横向对比资料,只见树木,不见森林。行业综合资料和横向对比资料是志书中非常重要的内容,所以,我们在资料长编编辑阶段,着力最多的就是去寻找和提炼行业综合资料和横向对比资料。五是抓大放小,舍得放弃。改革开放30年,只是历史长河中的一小段,而本轮作为断代志,将其放大;同时,由于发生的时间很近,资料很丰富,某一个局部的事物,也许会收集到大量的资料,这就需要挑选,舍得放弃,不能事无巨细,都编进资料长编。资料长编不是简单的资料汇编,资料多、对象多时,就要善于编排和善于割舍。我们是出书前的资料长编,为出书而制作长编,编辑资料长编是服务于初稿的形成,目的性很强,基本不能进书稿的资料,或者不能发挥佐证作用的资料,就不一定编进资料长编。如果需要,待成书后再编资料汇编也可以。抓大放小的重点是突出以行业综合性资料+典型资料的组合。六是尽量按照志书初稿的容量控制各篇章的资料长编规模。资料长编有了数量控制的理念,就会倒逼着我们在资料精选上下工夫。
       二、坚持采用纂辑方式
       编辑资料长编,把控资料长编质量作为编写志书初稿的基础,我们认为资料长编越接近方志初稿越好。所以,我们在编纂资料长编时坚持采用纂辑方式编辑资料长编。虽然纂辑型资料长编耗时,为汇辑型纂辑型资料长编的数倍,但是质量上相对有保障,纂辑型资料长编对资料进行了更为深入甑别、挑选、组合、串联等工作,形成了或以节、或以目、或以子目为单位的纂辑型资料稿,更便于形成志稿。同时,相比汇辑型资料长编,纂辑型资料长编比较精练,纵向串联脉络比较清晰,容易看出资料的缺失和对错,有利于承编单位修改补充,有利于专家审读资料长编,有助于把控资料长编的质量。
        三、上下反复,专家把关,确保资料长编质量
       上下反复,是指多次征求参编单位的意见,并有针对性地补充资料。在实践中,虽然我们也搞过培训,但不少单位或限于人力,或因为从事资料收集人员对培训内容理解和执行的程度不一,送来的资料往往达不到要求,一些重要内容常常被遗漏。我们就将编纂好的一些资料长编初稿发到各参编单位征求意见,并要求继续应予以补充资料。大家有了具体审读对象,也有了其他单位的参照样本,一般都能提供有针对性的补充资料和相关意见,这样就有效地提高了资料长编的质量。专家把关是指根据市地方志办公室和交通分志办公室的要求,《港口卷》资料长编完成后,都要召开专家咨询会。我们觉得这是非常重要的程序,由于我们采用了纂辑方式编辑资料长编,比较接近初稿,专家审读时易于发现问题。而且,我们主要邀请了那些了解行业(事业)整体发展过程、直接参与管理、知道或掌握资料的专家来咨询,咨询的效果比较好。专家们不仅能提出资料补充的一些线索,咨询会后有的还能主动给我们提供重要资料。以上是我们的主要做法。围绕有利于志书成稿,将志稿质量把控的关口从初稿编写阶段前置到长编编辑阶段,确保资料长编的质量,是我们主要的工作理念。(作者单位:《上海市志·交通运输分志》办公室)

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