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rengenzhu2009的博客

 
 
 

日志

 
 

王中明: 地方志索引的编制原则与方法  

2017-02-25 23:51:21|  分类: 方志论坛 |  标签: |举报 |字号 订阅

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广西地方志2000年第5期

 地方志索引的编制原则与方法


    王中明
    索引是揭示图书文献内容存在形式的一种方法与手段,达到指引读者以便捷的途径,准
确、完整、快速地查阅到主观所需要资料的目的。编制索引关涉到目录学、文献学、图书学、
分类学、检索学、逻辑学、编辑学、语言文字学、计算机语言学多种学科知识。是一种综合
性的复杂劳动,也是摆在修志工作者面前的一个新课题。

    一、编制索引的基本原则
    (一)分类原则。多卷本的志书涉及千行百业,行业与行业之间既有明显的分界,又存在
着互相渗透、交叉重复的现象。在编制数量比较多竹索引(主要指主题索引)时,应按主题索
引的属性分若干大类后进行检索词目的提炼与标引。避免多种不同类别的检索词目混杂排列,
使读者在检索时,茫然无从下手。一般的单卷本志书(百万字左右) 在编制索引(主要指主题
索引) 时,则不必分若干大类,可直接按属性提炼检索词目与标引。其他内容相对独立,概
念相对单一的综合索引和专项索引,也不必先分若干大类,可直接按属性提炼检索词目和标
引。
    (二)标引原则。检索词目的标引包括三个要素:标目项、说明项、指引项。(1)标目项,
即选择和拟定检索词目。标引时应遵循三个基本原则。一是选择检索词目。从志书最基层的
目与子目中,选择那些相对独立,概念完整,用词简洁,义域明确,含概内容具体者,不加
修饰,直接标引为检索词目。二是提炼检索词目。从志书正文中选择一些目与子目未能含概
的一些重要内容,且具有目与子目特征的关键词(或称主题词),稍加修饰后标引为检索词目。
三是创拟索词目。对志书中一些具有检索价值的重要内容,目与子目未能含概,又很难选择
关键词的,可分析提炼,创拟切合内容实际的检索词目。注意排除记述事物发展过程和背景
的内容,创拟的检索词目要反映事物的主体,符合语言规范,逻辑严密,通俗易懂。在筛选
志书内容标引检索词目过程中,应按顺时针方向,一页一页地进行搜索,一行一行地过筛子,
尽量避免重要内容(有检索价值)的遗漏。标引检索词目时,在可能情况下,检索词目的个体
越小越好,对图书文献内容分解得越细微越好。这是确保索引编制质量的关键所在。(2) 说
明项,即对检索词目的归属、时间、地点、义域,以及其他需要确指的问题的指示和说明。
说明和确指什么问题,应根据每个检索词目的具体情况而定,做到恰到好处,不缺不滥,有
些检索词目所含概的内容另有其他称谓的,为了避免混淆,应加互见说明。这样做一是为区
别,二供参照,三可进行比对。(3) 指引项,即指示检索词目的类别区分和在志书中所处具
体位置。大体上包括分类代码、卷号代码、册号代码、页码和栏目代码等。应采用具有现代
的科技文献检索学意义的标准化专用代码或计算机语言进行指示,使指引项代码具有科学性、
通用性,禁止使用个人随意制造的代码。
    (三)排序原则。检索词目的排序是索引编制工作的最后一道工序,是所有收入索引的检
索词目的内容分类和形式逻辑的总体编排。(1) 分类排序。索引检索词目的分类可参照目前
各行业普遍采用的国家与科学界通行的8类、16类、24类大中小三种分类原则(详见本文二、
(一) 中所述)。采用三种分类方法的那一种较适宜,应根据志书的不同规模和索引的特定使
用对象而定。由于志书记述了相当数量的历史内容,在选择和确定分类排序时应具有一定的
灵活性,使其分类方法既符合科学体系,又不脱离志书内容的客观实际。(2) 逻辑排列。逻
辑排列是按一定形式的逻辑性和规律性进行检索词目的排序。这种排序方法更直白、更通俗,
更简便,符合大多数读者的检索习惯。逻辑排列的方法主要有检索词目首字笔划顺序和汉语
拼音顺序两种。笔划顺序排列法,即按检索词目首字笔划数多少为序,少在前,多在后;首
字笔划相同的按起笔笔形、一(包括乛)丨(包括乚)、(包括∠)为序排列,以此类推。汉语拼
音排列法,即按检索词目首字汉语拼音字母(同音字按四个声调)为序;首字为同音字的按第
二个字汉语拼音字母为序排列,以此类推。

    二、索引类别的设置
    志书的索引类别的设置应从三个方面考虑。一是判明志书内容的基本特征,对志书的文
献价值进行全面评估,给志书以准确的定位。二是分析志书的大体读者群体,即哪些人要读
志书,用志书,包括专业人员、科研人员、教育工作者、宣传工作者及各级领导等,进而判
明这些读者查阅志书的目的。包括学习、宣传、研究、著述或指导工作等。三是站在时代的
高度上,对社会发展进行带有预见性的分析,深化对志书内容的理解,尽量挖掘志书中一切
具有检索价值的内容。往往某些内容,在一些人的眼里是“微不足道”的,而对另一些有特
殊需求的人而言,却是十分珍贵和难以寻求的重要资料。故不能忽略或遗漏。在此基础上,
适度地确定索引类别的设置,并使设置的索引类别具有相对的稳定性。根据以上原则,多卷
本志书的索引可大体分为3大类29种:主题索引(16种)、综合索引(5种)、专项索引(8种)。
    (一)主题索引。主题索引揭示志书中具有特定含义的各类主题概念的内容,是志书索引
类别数量最多的一种,其标引检索词目包含了志书的大部分内容,构成志书索引的主体和核
心。主题索引中有相当数量的检索词目需要从志书具体内容中加以提炼、归纳、创拟,具有
相当大的难度,是编制索引工作的重点、难点。主题索引的分类,按国家目前通行的分类原
则可有三种模式供选择。A种(大类),可分8类:(1)自然区域;(2)政治;(3)军事;(4)法制;
(5) 经济;(6)科教;(7)文卫体;(8)社会生活。B种(中类),可分16类:(1)自然区域;(2)
政治;(3)军事;(4)法制;(5)农业;(6)工业;(7)建设环保;(8)交通邮电;(9)金融保险;
(10)国内贸易旅游;(11)外经外贸;(12)非国有经济;(13)经济综合管理;(14)科教;(15)
文卫体:(16) 社会生活。C种(小类),可分24类:(1)自然区域;(2)政治;(3)军事;(4)法
制:(5) 农业;(6)工业;(7)建设;(8)环保;(9)交通;(10)邮电;(11)金融;(12)保险;
(13)国内贸易;(14)旅游;(15)外经外贸;(16)非国有经济;(17)经济综合管理;(18)科学
技术;(19)社会科学;(20)教育;(21)文化:(22)卫生;(23)体育;(24)社会生活。在上述
三种分类模式中,采用A种 (大类) 模式会增加指引项的层次,加大指引项操作难度;采用C
(小类) 模式会增加分类项层次,加大分类项操作难度。因此,多卷本志书以B种(中类)模式
为宜,使分类项和指引项层次适度适量,易于编制索引时的实际操作。因各类志书体例及内
容的差异性,在选择分类模式时,也可以据实际情况加以适当调整,不可一刀切。
    (二)综合索引。综合索引揭示散见于志书中数量比较多的具有共性的内容,具有内容单
一, 类属清晰,易于标引,方便检索的特征。大体可分5种:①地名索引;②人名索引;③
插图照片索引;④表格索引;⑤机构团体单位索引。
    (三)专项索引。专项索引揭示比较独特的散见于志书中的内容,或者是特殊读者群需求
的具有地域特色的内容,数量和内容含量不一定很多,但具有重要的存史价值、使用价值和
研究价值。 大体分8种:①全省之最索引;②人民革命斗争索引;③物产索引;④胜迹文物
景观索引;⑤名优产品索引;⑥著述文献索引;⑦获奖成果索引;⑧专用名词术语索引。其
中“全省之最”、“胜迹文物景观”、“物产”、“获奖成果”四种索引从不同角度和侧面
代表了地方特色。
    主题索引、综合索引、专项索引是从各自的角度和不同侧面揭示志书内容,有各自不同
的地位与功能,不能互相替代。三者之间允许有一定数量的合理重叠。为了避免简单的重复
与交叉,综合索引和专项索引收入的内容,主题索引原则上不宜重复收入。志书卷与卷或册
与册之间重复交叉的内容(各行业分工不同造成的)均应全部收入索引,可以起到互见作用,
满足不同读者的特殊需求。一本志书内部篇章节目之间在同一内容上的简单重复,可选择其
中一个适宜的条目收入索引。删汰简单交叉重复检索词目的工作,只有等到检索词目卡片全
部制作完成之后,进行检索词目卡片汇总时,才能最后完戍。

    三、索引编制的操作方法
    编制索引的操作方法的关键是在检索词目的标引上,而标引的重点与难点又集中在标目
项和说明项两个方面。
    (一)主题索引。
    1.标目项。 标目项即检索词目。凡具有独立意义和单一主题概念的内容均应标立为检
索词目。①选择具有确指含义、不重叠、单一主题概念的目与子目,直接标引为检索词目。
例如:《司法公安志》“预审监督章”的子目“预审时限”,《气象志》“技术业务篇”中
的子目“高空风报”,《经济综合管理志·统计》“统计制度篇”中的子目“农业普查”等
主题概念,是含义明确,不重叠,能独立存在的词目,符合检索词目标准和要求,可以直接
标引为检索词目。②提炼具有确指含义的,由几个重叠的单一主题概念混编在一起的目与子
目, 将每个单一主题概念分别标引为检索词目。例如:A、《金融志》“工商信贷篇”中的
子目“中国银行、交通银行分支机构放款”,应折成两个相对独立的检索词目,即“中国银
行分支机构放款” 和“交通银行分支机构放款”。B、《军事志》“训练篇”中的子目“演
习与野营训练” ,应分别标引为“演习”和“野营训练”两个独立的检索词目。C、《科学
技术志·社会科学学术》“学科研究篇”中的子目“农、林、牧业经济研究”,应将此目中
的成果区分为三大类,一一分别标引检索词目。③对一些不规范、概念表述文字冗长、累赘
的目与子目, 要进行必要的加工改造, 使其规范化、 科学化,然后加以标引。例如:A、
《财政志》 “财政支出篇”中的“其他抚恤事业费”子目,包括7种小额抚恤事业费。为了
使索引的检索词目指向具体明确, 应不厌其小,不厌其多地将7种小额抚恤事业费项目一一
标引为检索词目。 只要具有检索价值,就一个也不能遗漏地标引出来。B、《档案志》“档
案科研、教育、宣传与学会篇”中“省档案局举办档案业务讲座”子目应删繁就简,改拟为
“档案业务讲座” 。 C、 《军事志》“后勤篇”中原子目标题内涵多,文字长,应改拟为
“游击区军需给养” 和“军需给养储备”两个检索词目。D、《交通志·铁道》“运输篇”
中原有“机械化修车”子目,为了区分检索词目的辖属和指示的准确度,应分别在原子目前
冠以机务段名称,分若干个检索词目标引。④对一些不具备确指含义的目与子目不能含概的
重要内容, 应在仔细判读过程中创拟恰当的检索词目。例如:A、虚拟的目与子目下隐匿着
一些具有重要检索价值的内容,应仔细加以搜寻,勿使其遗漏。《教育志》“各级各类教育
篇”中,“课外教育”子目是一个虚拟的子目,不具备确指性。子目下又不设亚子目,隐匿
着许多重要内容,如“少先队活动”、“学习雷锋”、“文明礼貌活动”、“我们爱科学活
动”、“课外活动小组”、“小小发明活动”、“主题班会”、“红领巾送温暖活动”等等。
这些重要内容都具有检索价值,均应收入检索词目之中,最大限度地扩大检索范围,满足各
类读者的检索需要。 B、对一些目或子目含概下的比较细微的重要内容,应加以挖掘。凡具
有独立存在性质的内容, 均应创拟出相应的检索词目。C、对一些目与子目含概下的与目与
子目有直接关联,并起到对目与子目注释与补充作用的内容,也应注意发现与识别,不应忽
略。《农业志·农村生产关系》“封建土地制度篇”“农民苦难生活”予目的内容记述中,
可以选择出具体反映农民苦难生活程度的若干检索词目,如穿“更生布”,吃“橡子面”,
住“地窨子” 等, 而造成农民生活极度痛苦的直接原因是出“劳工”,抓“经济犯”,征
“国兵”,高“捐税”等。这些内容与子目所反映的主题含义有着直接的关系,筛选出来收
入子目标引的检索词目,起到注释与补充作用。这是编制主题索引确立检索词目时必须特别
注意的问题。
    2.说明项。 说明项是对主题索引检索词目的诠释与详解,能明确检索词目的内容指向
和限定检索词目的义域,避免读者产生误解。①说明归属。例如:“土壤类型”,在《农业
志·种植》“生产条件篇”和《自然地理志》“土壤篇”中分别出现。前者是从国家土壤普
查角度记述,后者是从地理学角度记述。收入检索词。目时应在说明项中进行标示,以揭示
其不同的归属,如:土壤类型(农业)、土壤类型(地理)。②说明地点或区域。例如:“水灾”,
在《农业志·种植》“生产条件篇”和《水利志》“水旱灾害篇”中均有记载;前者记述的
是按农业种植区域形成的水灾灾情,后者是从自然水系流径区域记述的水灾灾情。二者描述
的区域位置所有差别,所记述内容的侧重点也不尽相同。前者侧重记述对水灾的治理,后者
侧重记述灾情与危害。应在说明项中标示为:水灾(涝区)、水灾(水系)。例如:“自然地理”
范畴的“河川径流量”和“水利”范畴的“地表水资源”两个检索词目,是同一科学含义的
两种不同的表述概念,可做互见说明标示,即:河川径流量 (见地表水资源) 、地表水资源
(见河川径流量)。③说明时间。凡是被收入的具有时间概念的检索词目,时间一律后移,入
说明项中标示。例如:户口调查(1909~1911)。④说明义域。例如:“优质产品质量监督”,
在《经济综合管理志·工商行政管理》 “商标管理章” 和《经济综合管理志·标准计量》
“计量器具管理章”中都有记载。前者从商标监督角度记述,后者从产品计量检测条件和计
量检测工作考核角度记述。应在检索词目说明项中标示出义域区分,如:优质产品质量监督
(商标)、优质产品质量监督(计量)。
    3.指引项。 主题索引的指引项一般包括三个方面的组合:①分类代码;②卷册代码;
③页码。分栏排版的要标上栏目代码。
    (二)综合索引。
    1.人名索引。 ①标目项。收入人名索引的范围包括人物志中的传、略、录、表中的人
名,志书正文中出现的人名。不收入索引的人名包括没有检索价值的帝王纪年的帝王名,插
图照片说明文或题头中出现的人名,政治术语中的人名,纪念物中的人名,以人名命名的路、
街、村、屯及部门、单位中的人名,人物传、略、录、表中重复出现的同一个传主人名。人
物的字号不收入索引,一书的编委、编著者及工作人员不收入索引。起注释作用的著述文献
的编著者不收入索引。②说明项。标引说明项时应处理好三个问题。一是一个人的原名、又
名、曾用名、化名、笔名、艺名,以及有特殊身份含义和重要影响的绰号、报号等,要在说
明项中标示。例如:张松如(原名张永年、张松甫,笔名公木) ,蒋大同(号慕谭) ,刘国权
(化名刘浩然),刘艳霞(艺名月亭)、马、振隆(绰号马傻子),张素贞(报号驼龙)。二是重名
者,应在说明项中标示一种能加以区别的要素(性别、职务或生活年代) 。例如:杨林(1938
年牺牲)、杨林(1969年牺牲),江涛(男)、江涛(女)。三是外国人名要在说明项中标示国籍。
例如伊田助男(日本);斯捷潘诺夫(俄国);金正日(朝鲜)。③指引项。一般由卷册代码、页
码和栏目代码组合而成。
    2.地名索引。 ①标目项。收入地名索引的检索词目应是地理意义上的实体名称。其中
包括行政区划名称,山、江、河、湖泊、泡泽、滩名称,地形区名称,自然形成的居民地的
省、市、县、州、村、屯、街、路、巷、坊、里弄、胡同名称,具有地名含义的交通、水电
设施名称,名胜古迹及建筑物名称。特殊历史时期,特别是“文化大革命”时期改称,但时
间不长又废除的地名,均要如实录入检索词目,不能遗漏。例如:珲春反修中学 (今珲春第
三中学) 。不收入索引的范围包括历史地名中括注的今地名;地图中和表格中,以及各级目
与子目中所含的地名。标示机构所在地的非地理意义实体的名称等,也不收入的地名索引。
例如:“吉林省政府”中的“吉林省”,“长春市地方税务局”中的“长春市”都不能收入
地名索引。多级地名,为了简化标目,一律以末级名称标引检索词目。例如:长春市朝阳区
南湖新村,只将“南湖新村”标示为检索词目。②说明项。由于古今地名变异很大,涉及方
面较复杂,在标引检索词目时有一定的难度,需要认真区别分析核对,在说明项中妥善处理
到位。古代和历史地名要标示今名。例如:西安(今辽源),苏斡延(今双阳)。另有几种特殊
情况需要在说明项中加以标示。一是两个不同地域内的完全相同的地名,应在说明项中加以
区分。例如:靠山屯(农安县)、靠山屯(长春市);五棵树(镇赉县)、五棵树(榆树县);兴隆
山(通榆县)、兴隆山(长春市)。二是改变原来称呼的地名,应在说明项中注明原名。例如:
人民大街(原斯大林大街),白山市(原浑江市)。三是同一地名在不同历史时期产生不同的称
呼,为加以区别应在说明项中标明历史时期。例如:“伊通河”明代和清代有不同的称呼,
应标示:一秃河(明代),伊敦河(清代)。四是同一地名又有另称或别称的,也应在说明项中
注明。例如:德惠镇(又名张家湾),蛟河(又名嘎呀河)。五是国外、省外地名,要在说明项
中标明国名和省名。例如:平壤(朝鲜)、海山崴(俄国)、沈阳(辽宁省)、密山(黑龙江省)。
③指引项。一般由卷册代码、页码和栏目代码组合而成。
    3.插图照片索引。①标目项。收入检索词目的范围包括所有(含卷首、附录) 中收入的
各类插图(含示意图、剖面图、卫星遥感图)和照片(含彩色与黑白)。选择检索词目时应遵循
三个原则。 一是插图照片说明文字与内容不贴切的要重新改拟。 例如:  某插图说明文为
“1962年,周恩来在吉林省视察”。此照片画面是周恩来与长影部分演员的合影。在标引检
索词目时应改为“周恩来视察长影(1962)”。在标引检索词目时除特殊情况外,一般应去掉
与人有关的所有职衔、官称、誉称,使表述文字做到最大限度的简洁。二是插图照片说明文
繁琐、冗长,不符合语法逻辑的,要重新改拟。例如:某插图说明文为“中国共产党吉林省
第三次代表会议于1955年6月10日在长春召开。 图为全体代表合影。标示检索词目时,应删
繁就简,改拟为“中共吉林省代表会议代表合影(第三次,1955)。三是插图照片说明文与内
容不符的要重新创拟。例如:某插图说明文为“穿林海、跨雪原”。此照片画面是一列森林
小火车在林海雪原中行驶。说明应改拟为“森林小火车在林海中行驶”。②说明项。插图照
片说明文中标注的时间、 届次、 地点等一律后移到说明项中标示。例如:某一照片说明文
“中国共产党吉林省第二届代表大会第一次会议于1960年3月17日在长春召开” 。应改为:
“中共吉林省代表大会(二届一次,1960.3.17,长春) ”。③指引项。一般由卷册代码和页
码组合而成。占多页的一组插图照片要把起止页码标全。
    4.表格索引。①标目项。收入检索词目范围色括所有各类表格(含文字形式的表格) 。
选立检索词目时应遵循三个原则。一是对原表格表题与表格内容不贴切的,要重新拟写表题,
标引检索词目时应尽量做到文字简洁;二是原表题文字繁琐、冗长,不符合语法逻辑的,要
重新拟写表题;三是原表题与表格中内容不符的,应重新拟写表题。具体处理办法可大体参
照“插图照片索引。”②说明项。表题中的时间、届次、地点等一律后移到说明项中标示。
③指引项。一般由卷册代码及页码组合而成。一个表格占多页排版时,要把起止页码标全。
    5.机构团体单位索引。 ①标目项。收入检索词目范围包括确指的、独立存在的各类机
构、团体、企事业单位名称等。不收入检索词目的范围包括虚拟的各级标题中的机构、团体、
企事业单位名称,在志书“机构篇”中重复出现的同一机构、团体、企事业单位名称,机构、
团体、企事业单位内谩的处、室、科、股名称。在标引检索词目时,凡属多级辖属的机构团
体单位,应以最末一级标引,以使检索词目简洁、清晰。例如:“长春市公安局朝阳分局义
和路派出所”,在收入检索词目时,只标引“义和路派出所”。②说明项。与机构团体单位
相关的归属、地点与时间,应在说明项中标示。例如:崇文书院(吉林府) ,养正书院(长春
厅) ,益发合粮栈出口部(大连市),吉林省第四监狱(延吉),东北电影制片厂(1949)。外国
的机构团体单位,应在说明项中标出国籍。例如:劳动总同盟(日本)、达摩城高等工业学院
(德国)、芝加哥大学(美国)。③指引项。一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
    (三)专项索引。
    专项索引的类别确定要视志书内在属性及读者群的特定需求而定,有较大的灵活性与选
择性。
    1.全省之最索引。 ①标目项。收入检索词目范围包括各行业、各部门、各门类首次出
现的事物,为全省、全国或世界最早生产的产品,数量或产量居全省、全国或世界第一的产
品,为全省、全国或世界最大或最小(如微雕)的事物,成就、成绩为全省、全国或世界领先
的事物,为全省、全国或世界仅有、稀有、罕见的事物,为全省、全国或世界首次发现的事
物等。②说明项。与检索词目有关联的时间、地点,以及需要区分省别、国别等,在说明项
中加以标示。例如:重285克野山参(抚松,1981,入人民大会堂吉林厅陈列) ,罕见陨石雨
(吉林市郊区,1976),第一台激光照排机(长春光机所,1980),吉林省首家中外合资企业德
大公司(德惠,1985)。③指引项。一般由类别代码、卷册代码及页码组合而成。
    2.人民革命斗争索引。 ①标目项。收入检索词目范围包括反封建、反帝国主义、反殖
民主义、反侵略、反压迫、反军阀、反蒋介石反动派、反叛乱、反匪特、反邪恶、反倒退、
反愚昧、反迷信、反邪教等方面的武装和非武装的斗争等。标引检索词目时应以事物为基本
对象,不以与事物有关联的人物为对象,以避免与“人名索引”重复。无确指含义或不独立
存在的目与子目下的内容,需归纳提炼分析出相应的检索词目。被标引为检索词目的对象应
具备时间、地点、人物及简略过程等基本内容要素。不具备上述基本内容要素,且没有实际
检索价值的不收入检索词目。②说明项。与检索词目相关联的时间、地域及国剧就在说明项
中加以标示。例如:义和团运动(吉林省,1900);拒日设领斗争(临江,1928)。③指引项。
一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
    3.物产索引。 ①标目项。收入检索词目的范围包括具有动物、植物、矿物学意义的学
名,地方培育的动物、植物新产品。不收入检索词目的范围包括泛指的或统称的动物、植物
名称,神话传说和因自然原因形成的特殊景观意义上的动物、植物名称。例如:禽、鱼、树、
马、牛、羊、猪等,吉林雾淞,长白雪柳,五虎岛,三角龙湾等。因有农业种植类索引,做
人工栽种的各种农产品不收入检索词目。②说明项。动物、植物的地方名、别名应在说明项
中标示。例如:鲢鱼(地方名胖头) ,哲罗鱼(别名哲禄),狭叶香蒲(又名蒲草),芡实(又名
鸡头米) 。不见于动物、植物标准名录记载的最新品种,应在说明项中注明“新”字样以示
区别。 与检索词目相关联的时间与地域, 应在说明项中标示。例如:东珠 (清代) ,珍珠
(1971),白鱼(松花江),丹顶鹤(向海)。③指引项。一般由类别代码、卷册代码和页码组合
而成。
    4.胜迹文物景观索引。 ①标目项。收入检索词目的范围包括见诸志书记载的地下发掘
与地面存在的各种文物、古迹。如碑刻、墨迹、庙宇、革命斗争遗址(迹)、纪念地、纪念物
等,自然景观、人文景观、旅游景点、自然保护区等,各类博物馆收藏品、民间私人收藏品,
以及各类图书档案收藏部门收藏的带有文物性质的孤本、抄本、罕见本图书档案等。②说明
项。与检索词目相关联的时间、地点、人物,应在说明项中标示。例如:庆云女真摩崖 (梅
河口市) ,杨靖宇陵园(通化),锦江大峡谷(长白山西坡),向海自然保护区(通榆),吊水壶
风景区(双阳) ;苏轼二赋卷(藏吉林省博物馆,刘刚捐献,1982);苫被单(藏中国革命博物
馆,民间征集,1957) ;《打牲乌拉志典全书》(孤本,藏吉林省图书馆)。③指引项。一般
由分类代码、卷册代码及页码组合而成。
    5.名优产品索引。 ①标目项。收入检索词目的范围包括获得省部级以上命名的各类优
质产品,以及一些老字号的传统名牌产品。收入检索词目的名优产品应具备完整的名称、品
牌、商标、生产厂家名称、产量、销售量等基本内容要素。泛指与虚称的产品名称不收入检
索词目。例如:化妆品、农产品、电机产品、土特产品等。②说明项。与名优产品相关联的
优质等级、厂家名称、生产时间或评优时间,应在说明项中加以标示。例如:花纹布 (参展
南洋动业会银奖,吉林旗务处工厂,1908) ,参叶牌衬衫(部优,长春市衬衫厂,1985)。老
字号的传统名牌产品,应在说明项中标示出生产地及创始人、创始时间。例如:李连贵大饼
(四平,李连贵,1924),郑发菜刀(长春,郑茂盛,1925)。③指引项。一般由分类代码、卷
册代码与页码组合而成。
    6.著述文献索引。 ①标目项。著述文献索引基本内容包括三大类。一是著述,即各类
著作与文章;二是文献,即各类档案、文件、法规、条约、报告、文告、标准、制度等;三
是一些知名人物为志书的题词,以及所作的序跋等。收入检索词目的范围包括对志书内容进
行注释的著述及各类文献名称,全文或摘录收入志书中的各类著述与文献名称,志书中转引、
摘引、转述的著述及各类文献名称,志书末附录的参考书目、参考文献名称,知名人物为志
书的题词及所作的序跋等。不收入检索词目的范围包括志书行文中出现的无引用或注释实质
意义的著述及各类文献名称,没有检案价值的著述及各类文献名称等。为避免重复,《新闻
出版志》中记述的出版物目录一般也不收入检索词目之中。被收入索引的检索词目,一般应
具备篇名、编著者、出版或颁布单位、出版或颁布时间等基本内容要素。②说明项。与著述
文献相关联的编著者(外国人注明国籍)、出版发布时间、单位,以及档案收藏单位、卷宗号、
时间等,需要在说明项中加以标示。例如《度量衡法》(国民政府,1929);《吉林省区域地
质志》(吉林省地矿局,地质出版社,1988)。收入检索词目中的一些知名人物为志书所作的
序跋或题词,应在说明项中标示出时间及姓名,同时去掉志书书名,时间后移。例如:“刘
建章题词(1994)”王季平序(1990)”。③指引项。一般由分类代码、卷册代码与页码组合而
成。
    7.获奖成果索引。 ①标目项。获奖成果索引是一种特定含义范畴的专项索引。它所收
入的检索词目必须是获得省部级以上奖励的各类型的成果。允许其中有一部分内容与,著述
文献索引”重叠。②说明顶。说明项中标示与检索词相关联的归属、奖级、奖称、作者、制
作人、制作单位及获奖时,间。例如:《东北经济史》 (吉林首届社会科学优秀成果奖,四
川人民出版社,孔经纬,1986) ;“克山病病因研究” (全国科学大会奖,吉林医科大学,
1978) ;“人参果皂甙”研究(部级甲等重大科技成果奖,吉林省中医中药研究所,1985)。
③指引项。“一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
    8.专用名词术语索引。 ①标目项。收入检索词目的范围包括社会各部门、各方面及各
学科领域涉及到的具有科学属性的,科学界通用的标准化用词用语。泛指的与虚拟的名词术
语不收入检索词目。如:政治、经济、文化、美术、教育等。②说明项。与检索词目相关联
的时间及归属等方面的内容应在说明项中标示。一是反映内容角度的区别。如:“太阳辐射”
这一专用名词在《气象志》和《自然地理志》中都有记述。应作如下标示:太阳辐射 (气候
因素)、太阳辐射(气候资源)。二是说明不同的内在含义。例如;利率(存款)、利率(贷款)。
三是指示出不同的时间。如:“钱庄”(明代);“票号”(清代);“银行”(近现代)。③指
引项。一般由分类代码:卷册代码和页码组合而成。

    四、编制索引工作的领导与组织
    编制志书索引是一项专业性很强的业务工作。在编制索引之前,应对所有工作人员进行
必要的专业培训,使他们学习与掌握编制索引的有关知识。
    编制索引是一项集体劳动,必需有坚强的领导与严密的组织。要在编委会的统一领导与
组织下,按下列步骤,有条不紊地进行。(1)制定索引编制工作方案及操作细则;(2)根据编
制不同索引的特定需要设计与印制检索词目标引卡片;(3) 按志书的不同类别与卷册,进行
编制人员的具体分工,规定每个工作人员的不同岗位、工作目标与职责;(4)按不同的分工,
每个工作人员对所分担的志书,按操作细则要求和方法进行审读,筛选检索词目,并将相关
内容要素一次性抄入检索词目标引卡片;(5)检索词目标引卡片填写完成后,进行统一汇总、
整理、分类、修订,在删汰重复后进行总体编排;(6)进行出版前的复查与校核,更谬补遗,
避免编制的志书索引出现重大失误和遗漏,确保编制的索引具有较高的科学水准。
    (作者地址:吉林省地方志编委会 邮政编码:130051)
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